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Aspectos clave en un proceso de Rollout empresarial efectivo

¿Qué es un «Rollout» en el mundo empresarial y por qué es tan crucial?

Si alguna vez has estado involucrado en el ámbito empresarial, es probable que hayas escuchado el término «rollout». Pero ¿qué significa realmente y por qué es tan importante para las organizaciones en crecimiento? En pocas palabras, un «rollout» se refiere al proceso de implementación de sistemas, aplicaciones o soluciones empresariales en nuevas ubicaciones, sucursales o unidades de negocio dentro de una organización. Es como llevar la infraestructura operativa y tecnológica de una empresa a nuevas fronteras, ya sea geográficamente o en términos de expansión funcional.

Las organizaciones son como los seres vivos, van modificándose y adaptándose a las circunstancias de mercado constantemente. En este proceso de adaptación, surgen circunstancias que nos obligan a ampliar nuestro S/4HANA. Una de ellas, que cobra especial relevancia por la implicación que tiene sobre nuestro ERP, son los procesos de adquisición de sociedades, adquisición o construcción de nuevas plantas productivas, y los procesos de creación de nuevas sociedades. Esto se debe tanto al hecho de tener nuevas actividades como a la extensión de las actividades que ya realizábamos a otros países (internacionalización).

Nuestra experiencia en IDOM

Este proceso suele generar estrés en los servicios IT de las empresas, ya que ajustar los sistemas a la nueva realidad implica asegurar que la nueva planta o filial pueda ser gestionada mediante los sistemas corporativos, todo ello adaptándose a los plazos establecidos por la dirección para la integración del nuevo elemento.

Según nuestra experiencia en IDOM, muchas veces para poder llegar en plazo preferimos adoptar estrategias racionales que pueden suponer adaptar temporalmente los sistemas antiguos, y planificar el proceso de implantación adecuado a la realidad del proyecto. Plantear la estrategia adecuada para la definición del proceso de rollout, que sea adecuada a la realidad de nuestro sistema, a los recursos que se disponen, y a los plazos definidos para el proceso, nos obliga a definir un plan de proyecto realista y adecuado al proceso de rollout.

Los problemas con los que nos solemos encontrar en IDOM en los procesos de rollout pasan por las siguientes cuestiones:

• Resistencia al cambio. La nueva organización muchas veces es reticente a adoptar las nuevas herramientas
• Falta de recursos por parte de la organización para abordar el proceso
• Uso no adecuado de los nuevos sistemas, manteniendo sistemas paralelos muchas veces sobre Excel, y usando el nuevo sistema simplemente como un elemento de registro para “reporte a la central”

En definitiva, identificar y definir las actividades necesarias para trasladar nuestro sistema corporativo a la nueva planta, sociedad o estructura a fusionar es clave a la hora que no se produzca ningún tipo de problema. Esto si lo miramos a nivel de sistemas deberemos plantearnos las siguientes cuestiones:

• Alcance de la implantación sobre el S/4HANA. Que módulos nos pueden servir tal y como están y que aspectos son diferenciales en la nueva estructura que debamos tener en cuenta y que tengamos que ampliar.
• Alcance de la implantación sobre sistemas satélites. Adicionalmente a SAP hay otros sistemas que interactúan con S/4HANA y que también deberemos trasladar. Estos pueden ser sistemas MES, sistemas de planificación de planta, CRM, y todos aquellos sistemas que forman parte de nuestro mapa de aplicaciones y que puedan tener relevancia
• Adaptación a requerimientos legales de la nueva estructura. Debemos tener en cuenta aspectos como la globalización.
• Detección de gaps no cubiertos por los sistemas corporativos y elaboración de un plan de mitigación.
• Definición y ejecución de la Gestión del cambio, aspecto importante para evitar rechazos en el nuevo sistema o falta de uso por desconocimiento de los procesos implantados

Según nuestra experiencia en IDOM, planificar y ejecutar todas estas actividades requiere, además de recursos dedicados a la realización del proceso, una metodología de ejecución del proceso de rollout. Esta metodología no solo debe basarse en la cuestión técnica, sino que hay que plantear procesos completos y adecuados de gestión del cambio y comunicación. Ello nos permitirá, no solo una correcta ejecución técnica del proyecto de implantación, sino culminar el proceso de rollout, con los nuevos procesos implantados y adoptados por los nuevos usuarios. En todo este proceso también es clave la implicación de la dirección de la organización, tanto la local como la corporativa, en patrocinar e impulsar todo el proyecto, dotándolo de medios e impulsándolo en los momentos claves de definición e implantación.